Warehousing

Seperti yang pernah dibahas pada topik sebelumnya bahwa aktivitas Logistics dengan Warehousing tidak jauh berbeda. Di beberapa KKKS terdapat pemisahan antara aktivitas Logistics dengan aktivitas Warehouse namun ada juga yang dilebur menjadi satu. Biasanya yang terpisah adalah KKKS dengan operation yang kompleks dan memiliki blok offshore. Ada juga dikarenakan sedang mengerjakan project skala besar seperti EPCI sehingga memerlukan Logistics tersendiri agar tidak mengganggu aktivitas reguler.

Saat bekerja di salah satu perusahaan minyak dan gas milik Jepang, secara organisasi Logistics dengan Warehouse terpisah. Logistics berada pada kendali operation sedangkan Warehouse masuk pada domain SCM. Ini dikarenakan adanya persiapan project shore base dan operasi offshore.

Idealnya memang Logistics dan Warehouse harus terpisah baik secara organisasi maupun proses bisnisnya agar dapat lebih proper, comply, safety dan auditable namun ini semua tergantung dari kondisi operasional KKKS.

Beberapa aktivitas Warehousing

1. Receiving

adalah penerimaan barang, peralatan, material non stock dan material stock dari supplier, blok KKKS dalam 1 (satu) company dan KKKS lainnya. Aktivitas receiving merupakan gerbang utama material persediaan yang akan dikelola oleh gudang. Oleh sebab itu aktivitas ini sangat penting dan perlu control ketat. Proses awal pada saat penerimaan, petugas receiving dengan menggunakan form penerimaan material harus memeriksa terlebih dahulu dokumen penerimaan seperti PO (purchase order) dan delivery order. Selanjutnya jika sesuai maka dilakukan inspeksi awal seperti jumlah barang atau material yang dikirim dan check kondisi visual kemasan. 

contoh form material receiving inspection 

Contoh aktivitas Receiving

Sumber : dokumen pribadi

2. Quality Control (QC)

adalah pemeriksaan kualitas barang, peralatan, material non stock dan stock dengan mengacu pada standar - standar tertentu seperti SNI, ANSI, ASME dan lain sebagainya. Misalnya pada saat pemeriksaan material Gate Valve, biasanya pemeriksaan meliputi pemeriksaan spesifikasi, kelengkapan aksesoris, kondisi bahan, test kebocoran dan kekuatan bahan. Selain itu juga akan dicheck kelengkapan dokumen seperti sertifikat dari pabrikan.

Apabila terjadi defect maka akan dilakukan proses claim selain juga melakukan investigasi penyebabnya. Beberapa mekanisme claim adalah sebagai berikut

A. Return In Kind
Supplier mengganti material yang diclaim dengan material yang sesuai.
B. Invoice Deduction
Pemotongan invoice apabila supplier tidak dapat mengganti material yang diclaim.

3. Material Storing

Apabila material dinyatakan lolos inspeksi maka langkah selanjutnya adalah storing atau penyimpanan material di gudang. Pada aktivitas ini langkah - langkah yang diperlukan antara lain adalah

a. Periksa jenis material apakah material dengan bahan padat atau cair.

b. Periksa klasifikasi, berat dan dimensi material karena terkait dengan tempat atau bin location.

c. Tentukan moda pengangkatan dan pengangkutan.

d. Lakukan tagging atau labeling.

Selain harus comply terhadap standar pergudangan, material yang disimpan di gudang harus mengikuti regulasi safety. Seperti penyimpanan tubular yang memiliki rujukan pada standar API (American Petroleum Institute).

Penyimpanan material jenis chemical harus diperhatikan faktor safety-nya yaitu

1. Material dilengkapi dengan MSDS (Material Safety Data Sheet) dan label.

2. Tempat penyimpanan harus jenis gudang terutup atau semi tertutup.

3. Gudang dilengkapi dengan spill drainage control, spill kit, APAR (alat pemadam api ringan) dan grounding.

Hal lainnya yang perlu diperhatikan adalah penggunaan alat angkat dan angkut pada saat penyusunan material di gudang atau dapat disebut juga material handling. Ketentuan material handling adalah sebagai berikut

a. Manual handling

Diperuntukan untuk material dengan beban < 20 Kg. Namun agar lebih safety sebaiknya pengangkatan dan pengangkutan tetap menggunakan alat bantu seperti hand forklift dan trolley.

b. Non manual handling

Pengangkatan dan pengangkutan material dengan menggunakan alat bantu seperti hand forklift, forklift, crane, truck, trailer dan lain sebagainya. Penentuan penggunaan peralatan disesuaikan dengan jenis, beban dan dimensi material. Seperti pengangkatan tubular casing wajib menggunakan crane.

Contoh aktivitas material storing jenis tubular

                  Sumber : Dokumen Pribadi

4. Material Preservation

adalah kegiatan pengaturan dan perawatan material di dalam gudang. Aktivitas ini wajib dilakukan secara berkala atau terjadwal. Tujuannya adalah agar kondisi dan kualitas material tidak rusak, tetap sesuai standar dan layak pakai ketika digunakan untuk keperluan operasi. Misalnya ketika akan melakukan kegiatan drilling, maka kondisi wellhead, casing, rock bits dsb. siap digunakan tidak perlu ada perbaikan terlebih dahulu.

Contoh  material yang wajib dilakukan pengaturan dan perawatan secara berkala adalah Tubular Casing. Walaupun bahan tubular kuat terhadap cuaca namun pengaturan dan perawatan wajib dilakukan maksimal 6 (enam) bulan sekali. Apalagi jika lokasi penyimpanan dekat dengan laut maka frekuensinya harus lebih sering. 

Secara rutin pengaturan dan perawatan tubular antara lain 

a. Pemutaran body tubular yang sebelumnya posisi dibawah diputar ke posisi atas untuk mencegah terjadinya karat.

b. Pemisahan tubular apabila terdapat body tubular yang berkarat atau rusty.

c. Penggantian tubular pad atau bantalan kayu (penyekat tumpukan casing).

d. Cleaning pada body dan thread dengan menggunakan air compressor.

e. Greasing pada thread.

f. Re-marking / stamping.

g. Cleaning sekitar lokasi tubular terutama dibawah tubular rack.

h. Painting jika diperlukan.

Selain perawatan secara umum, juga perlu perawatan khusus sesuai standar pada API biasanya per 2 (tahun) sekali atau sesuai dengan kondisi tubular. Perawatannya antara lain

a. Inspection pada tubular body dengan beberapa metode seperti visual check, ultrasonik, gamma ray dsb. Inspeksi ini untuk memeriksa apakah terdapat pitting corrosion, terjadi deformasi dan korosi.

b. Inspection pada thread untuk memastikan bahwa thread tidak berkarat dan tidak deformasi.

c. Drifting, cleaning dan painting.

Contoh kegiatan perawatan tubular

          Sumber : Dokumen Pribadi

5. Physical Inventory

Aktivitas selanjutnya adalah Physical Inventory (PI) atau dapat disebut juga stock opname. Aktivitas ini juga merupakan bagian dari Inventory Management sehingga saling terkait. Physical Inventory juga merupakan aktivitas auditing untuk memastikan bahwa catatan pada buku gudang atau sistem sesuai dengan stock on hand secara aktual. Selain itu juga untuk memeriksa kepatuhan terhadap regulasi pada proses - proses terkait penanganan material.

Terdapat beberapa tipe Physical Inventory yaitu

A. Internal Physical Inventory yang dilakukan oleh Logistics untuk material dengan tipe tertentu secara acak atau sampling seperti material dengan status fast move dan material yang UoM (unit of measurement)-nya curah seperti gasoline.  Physical Inventory ini dilakukan secara terjadwal minimal 1 (satu) kali dalam sebulan. Tujuannya juga sebagai kontrol kondisi material oleh personnel Logistics.

B. Physical Inventory terkait closing atau tutup buku. PI yang dilakukan sehubungan dengan adanya closing untuk laporan bulanan. PI ini hanya ditujukan untuk material yang mengalami transaksi penerimaan dan pengeluaran dalam 1 (satu) bulan. Tujuannya untuk memastikan bahwa transaksi yang tercantum pada laporan sesuai dengan aktual. Karena biasanya terdapat reservasi yang sudah diposting Goods Issue (GI) namun material belum diambil oleh End User sehingga dapat menyebabkan surplus.

C. Physical Inventory tahunan atau disebut Annual Physical Inventory. PI yang dilakukan setiap 1 (satu) tahun sekali untuk keseluruhan material yang disimpan di gudang dan yang tercatat pada material master atau buku gudang. PI ini juga dipersyaratkan di PTK 007 buku ketiga sebagai salah satu KPI (key performance index) gudang. Biasanya pada PI ini melibatkan fungsi - fungsi lain seperti fungsi internal dan eksternal auditor, SKK Migas, partner share holder dan End User. Tujuannya untuk memastikan tidak ada selisih antara catatan buku gudang dengan jumlah secara aktual. Selain itu juga untuk memeriksa sejauh mana kepatuhan gudang terhadap standar atau aturan dari perusahaan dan SKK Migas.

D. Physical Inventory atas permintaan auditor. PI ini dilakukan pada waktu tertentu biasanya pada bulan kedua awal tahun atau pertengahan tahun sesuai dengan jadwal auditor. PI dilakukan dengan cara mengambil sampling beberapa material biasanya berdasarkan nilai atau kategori tertentu. Selain itu auditor akan memeriksa dokumen - dokumen terkait transaksi material seperti dokumen PO (Purchase Order), dokumen GR  (Goods Receipt), dokumen GI (Goods Issue) dan lain sebagainya. Proses pemeriksaan material juga dilakukan dengan cara list to floor dan floor to list.

Contoh kegiatan PI

   Sumber : Dokumen Pribadi

6. Issuing dan Delivering.

Aktivitas ini adalah aktivitas terakhir dari Warehousing pada umumnya di KKKS dan merupakan pintu gerbang keluar material. Proses pengeluaran material harus memperhatikan prinsip - prinsip FIFO, FEFO dan LIFO. FIFO dan FEFO diutamakan untuk material yang memiliki masa kadaluarsa seperti chemical material. Sedangkan LIFO dapat digunakan untuk material seperti casing dan tubing. 

Berdasarkan transaksi di sistem terdapat beberapa jenis issuing yaitu

a. Issuing material untuk diserahkan kepada end user.

b. Issuing terkait proses material transit.

c. Issuing transfer ke sesama company dalam satu blok atau beda blok dan ke KKKS lain.

d. Issuing terkait aktivitas write off.

e. Issuing terkait proses claim.

Sebelum dilakukan serah terima material petugas Logistics wajib melakukan inspeksi terlebih dahulu dengan menggunakan form material issuing seperti check jumlah material, kondisi material, aksesoris material, kelengkapan dokumen dan lain sebagainya.

Selain Issuing, terdapat aktivitas Delivering biasanya dikarenakan adanya proses material transit dari gudang penerimaan material sementara ke gudang field operation. Atau adanya proses material transfer antar blok dalam 1 (satu) company.

Contoh form material issuing 

 

 

    

Terima kasih. Salam Logistics!

Bogor, Juli 2020