Manajemen Aset (bagian 1)

Ada sedikit perbedaan aset di KKKS dengan aset di industri pada umumnya. Salah satunya adanya cost recovery dan aset yang dikelola oleh KKKS jika pembeliannya melalui WP&B dan AFE adalah milik negara atau disebut BMN (Barang Milik Negara).

 

Definisi aset yang tercantum dalam PTK 003 buku ketiga adalah harta benda berwujud (tangible) dan tidak berwujud (intangible), yang dibeli oleh atau diperoleh dengan cara laiinya oleh Kontraktor KKS, yang dipergunakan atau sedang tidak dipergunakan atau sudah tidak dipergunakan untuk kegiatan operasional Kontraktor KKS, terdiri dari harta benda modal (HBM), harta benda inventaris (HBI) dan material persediaan.

Secara umum di hulu migas HBM dan HBI biasanya menjadi tanggung jawab atau dibawah pengawasan fungsi finance dan accounting. Sedangkan Logistics menangani material persediaan.

Siklus Asset di hulu migas.

 

Awal mula proses siklus aset dimulai dari adanya standarisasi baik standarisasi pada mesin, peralatan dan spare parts. Sebelum dimulainya standarisasi perlu adanya engineering design dan analisa teknis untuk mengetahui spesifikasi, biaya, supplier dan lain sebagainya. Misalnya pada suatu KKKS memerlukan laptop untuk para pekerjanya maka perlu ada standarisasi spesfikasi agar pengadaan lebih efektif dan biaya lebih ekonomis. Standarisasi juga diperlukan bagi KKKS yang memiliki beberapa blok di area yang berbeda misal blok A dan B adalah blok yang memproduksi gas dengan komposisi dan spesifikasi yang sama maka penggunaan compressor di blok A dan B harusnya memiliki jenis dan spesifikasi yang tidak berbeda. Agar proses pengadaan dan utilisasi dapat lebih efektif.

Pada proses planning, Logistics harus melakukan analisa terkait prediksi kebutuhan material persediaan. Beberapa metode yang dapat digunakan baik secara teori seperti EOQ, model Q dan model P maupun juga beberapa metode best practice. Namun yang paling penting pada proses penyediaan material adalah adanya data penggunaan material masa lalu. Jikalau material baru digunakan pertama kali maka perlu sinkronisasi dengan rencana program dan kebutuhan dari end user. End user perlu memberikan informasi seperti material apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya dan kapan dibutuhkan.

Hal - hal yang diperlukan terkait perencanaan penyediaan material persediaan agar lebih optimal dan proper adalah sebagai berikut

1. Data procurement list

2. Data penggunaan masa lalu.

3. Kebutuhan dan program dari end user.

4. Bill of Material (BOM) jika kategori material plant maintenance.

5. Data WP&B dan AFE.

Selain hal - hal diatas juga perlu memperhatikan prinsip - prinsip right time, right cost, right quantity dan right quality.

Proses penyediaan material melalui ERP System misalnya melalui SAP dilakukan dengan cara mendownload reservasi (t-code MB25) kemudian dari informasi yang tercantum pada reservasi seperti material description atau specification, quantity dan requirement date maka dapat ditentukan cara penyediaannya. Berdasarkan  pengalaman sebagai MRP Controller terdapat beberapa cara penyediaan material persediaan antara lain

1. Pembelian melalui purchase requisition

2. Subtitusi dengan material yang spesifikasinya equal.

3. Transfer intercompany billing atau return in kind

4. Modification dan Fabrikasi sendiri terutama material yang sudah obsolote di pasaran

Keempat hal diatas musti dianalisa terlebih dahulu untuk menentukan cara mana yang paling efektif dan efesien dari segi waktu dan biaya.

Pada proses lainnya yang menjadi tanggung jawab fungsi Logistics adalah arrangement, pada proses ini terdapat beberapa aktivitas yaitu penerimaan, pemeriksaan, penomoran/labelling, penyimpanan, perawatan dan pengeluaran. Aktivitas - aktivitas ini sebenarnya adalah domain dari Warehousing yang akan dibahas pada topik tersendiri.

Proses akhir adalah Write Off atau biasanya disebut FUPP (Form Usulan Penghapusan dan Pelepasan). Pada proses ini Logistics bertanggung jawab melakukan pengajuan usulan atau proposal kepada SKK Migas hingga terlibat pada proses lelang dengan KPKNL. Aktivitas Write Off akan dibahas pada topik selanjutnya.

Logistician harus inisiatif dengan memeriksa langsung kondisi unit engine atau equipment yang membutuhkan penyediaan spare parts seperti foto dibawah ini

    Sumber : dokumen pribadi

Terima Kasih, Salam Logistics !

Bogor Juli, 2020

Referensi:

1. Pedoman Tata Kerja Pengelolaan Rantai Suplai Kontraktor Kontrak Kerja Sama. Nomor : 007 Revisi-1/PTK/IX/2009.Buku Ketiga.Pedoman Pengelolaan Aset Kontraktor Kontrak Kerja Sama.