Inventory Management

Inventory Management atau pengaturan material persediaan merupakan salah satu aktivitas pada Material Management. Saat bekerja di salah satu KKKS, section Inventory Management dibawah departemen Material Management yang tugas utamanya adalah merencanakan kebutuhan material, menentukan cara  penyediaan material dan kontrol material movement transaction melalui ERP system. Oleh sebab itu personnel Inventory Management harus paham terhadap proses bisnis penyediaan material dan paham dengan ERP System seperti SAP, JDE, Maximo dan lain sebagainya.

Personnel di Inventory Management biasanya disebut sebagai Inventory Analyst, Inventory Officer, MRP Controller, Stock Analyst dan lain sebagainya. Sebagian besar pekerjaan Inventory Analyst lebih banyak menggunakan ERP System. Jika di SAP biasanya Inventory Analyst juga berfungsi sebagai SAP Functional dimana tugasnya bertanggung jawab terhadap segala flow process Inventory Management termasuk proses transaksi lainnya pada Material Management di SAP.

Inventory Analyst harus memiliki kemampuan analisa yang baik terkait perencanaan penyediaan material. Seperti contoh kasus dibawah ini

"Terdapat permintaan material spare parts untuk gas engine dimana parts ini sangat segera dibutuhkan dikarenakan berpotensi mengganggu produksi jika tidak segera tersedia".

Untuk menyelesaikan contoh kasus diatas maka hal yang perlu dilakukan Inventory Analyst adalah sebagai berikut 

1. Menelaah informasi pada reservasi material tersebut yaitu material apa yang dibutuhkan, berapa jumlahnya dan kapan dibutuhkan.

2. Menentukan cara penyediaannya dengan mempertimbangkan biaya dan waktu. Apakah melalui pembelian, transfer atau fabrikasi sendiri.

Oleh sebab itu untuk mengantisipasi tidak terjadi out of stock dan  proses penyediaan material secara tepat waktu maka perlu adanya beberapa tindakan preventif seperti

1. Setting up ROP, max dan min stock level untuk automatic replenishment. 

2. Implementasi EAM (enterprise asset module) dan PM (plant maintenance) module.

3. Pembuatan kontrak penyediaan material seperti blanket order dan consignment.

Contoh flowchart mekanisme penyediaan material melalu reservasi dari end user

Selain terkait perencanaan penyediaan material pekerjaan lainnya pada Inventory Management yang juga penting adalah kontrol material movement transaction. Transaksi - transaksi seperti Goods Receipt, Goods Issue, PR (purchase requisition)  process, STO (Stock Transfer Order) Process dan lain sebagainya wajib dilakukan. Kontrol ini diperlukan untuk memastikan bahwa proses transaksi comply terhadap regulasi, auditable serta tidak terjadi outstanding transaction. Seperti contoh pada proses penerimaan material dengan kondisi partial delivery maka akan menimbulkan proses partial GR. Apabila Supplier tidak mengirimkan sisa material dan petugas Receiving lupa untuk melakukan close PO maka akan menimbulkan oustanding PO pada sistem dan berpotensi menjadi temuan auditor. Maka dari itulah diperlukan kontrol oleh Inventory Analyst.

Contoh tampilan material movement transaction record di SAP t-code MB51  

Sumber : https://blogs.sap.com/

Contoh tampilan material movement transaction record di JDE 

 

Sumber : Dokumen Pribadi

Dari table diatas Inventory Analyst wajib menganalisa pergerakan material dengan melihat movement code dan posting date.

Terima Kasih. Salam Logistics!

Bogor, Juli 2020