Write Off/FUPP

Siklus terakhir pada pada manajemen aset adalah Write Off atau biasanya disebut FUPP. Write off terutama pada material HBM dan material persediaan merupakan langkah terakhir setelah tidak dapat di-utilisasi pada KKKS pengelola material dan KKKS lainnya. Beberapa tahapan proses mulai dari pengajuan, pemeriksaan, lelang dan serah terima. Proses ini juga melibatkan beberapa pihak seperti SKK Migas, ESDM, DJKN dan KPKNL. 

Berdasarkan aset atau material, write off terdiri dari sebagai berikut

1. Write off HBM/HBI dan Material Persediaan.

2. Write off material scrap.

3. Write off bahan peledak.

4. Write off material chemical dan limbah.

1. Write off HBM dan Material Persediaan

Secara garis besar tahapannya antara lain identifikasi material yang akan diajukan seperti material/spare parts yang parent equipment-nya sudah rusak, unit engine yang sudah rusak, material turun mutu dan lain sebagainya sesuai yang disyaratkan pada PTK 007 buku ketiga. Langkah selanjutnya lakukan pemisahan material baik secara fisik dengan penempatan bin location tersendiri maupun pada system, jika di SAP bisa dipindahkan ke S-Loc khusus. Kemudian lakukan pengemasan, penimbangan dan pengambilan foto material. Hal yang terpenting pada tahapan awal ini adalah spesfikasi, harga perolehan/buku, jumlah material dan berat harus benar - benar valid karena terkait dengan syarat - syarat lelang.

SKK Migas dan EDSM akan melakukan pemeriksaan, jika sesuai maka akan diteruskan ke pihak DJKN untuk proses verifikasi Setelah persetujuan turun seperti izin prinsip dari kemenkeu/DJKN maka dilakukan proses penentuan harga lelang dan proses lelang oleh KPKNL.

Jika pemenang lelang sudah diputuskan maka akan dilakukan serah terima material, hasil lelang akan disetor ke kas negara. Selanjutnya dilakukan proses penghapusan material pada buku gudang KKKS setelah mendapat izin tertulis dari SKK Migas.

2. Write Off Material Scrap

Material scrap merupakan material dalam kondisi rusak namun masih memiliki nilai ekonomis misalnya potongan pipa, blok mesin, aksesoris alat berat dan lain sebagainya. Prosesnya sama dengan proses pada point 1 namun ada sedikit perbedaan teknis pada pengisian form FUPP untuk material tertentu misalnya potongan - potongan pipa. 

3. Write Off Bahan Peledak

Pada dasarnya  write off pada bahan peledak sama dengan proses write off diatas namun ada sedikit perbedaan yaitu tidak ada proses lelang dan melibatkan pihak kepolisian karena terkait izin dan proses peledakan. Selain itu juga KKKS harus menyiapkan kontrak untuk jasa proses peledakan atau pemusnahan seperti penyiapan lokasi peledakan, handling dan pengangkutan.  Oleh sebab itu agar lebih efektif dan efisien biasanya proses write off dan peledakan dilakukan secara bersama - sama dengan KKKS lainnya.

4. Write Off Material Chemical dan limbah

Proses ini hampir sama dengan proses pada point 3, namun tidak melibatkan pihak kepolisian dan juga tidak ada lelang. Limbah seperti oli bekas, chemical kadaluarsa, limbah dari proses produksi dan lain sebagainya dikirim ke vendor pengelola limbah untuk dimusnahkan.

Untuk material chemical yang diajukan pada proses Write Off namun masih tercatat pada buku gudang maka proses akhir sama dengan proses pada point 1 yaitu dilakukan penghapusan pada buku gudang setelah mendapat izin dari SKK Migas.

Contoh kegiatan proses write off bahan peledak-Persiapan peledakan 

   Sumber : Dokumen Pribadi

Terima kasih. Salam Logistics!

Bogor, Juli 2020

ISRS (International Sustainability Rating System)

Pada topik kali ini akan membahas secara singkat mengenai ISRS, sebenarnya saya sudah agak lupa tentang topik ini karena terakhir ikut serta menjadi fasilitator ISRS di sebuah KKKS sekitar tahun 2009 dan 2012. ISRS pada intinya merupakan suatu tools untuk mengukur dan menilai performance suatu organisasi atau perusahaan pada sistem manajemen, HSE dan kualitas. Hampir sama dengan ISO namun lebih kompleks dan mencakup beberapa standar yang telah ditetapkan pada ISO. Beberapa perusahaan migas baik hulu dan hilir telah menggunakan ISRS seperti PT Badak NGL, Total Indonesia, PT Medco E&P Indonesia.  

ISRS terdiri dari 15 proses yaitu (versi terjemahannya/bahasa)

1. Kepemimpinan 

2. Perencanaan dan Administrasi

3. Evaluasi Resiko

4. Sumber Daya Manusia

5. Jaminan Pemenuhan

6. Manajemen Proyek

7. Pelatihan dan Kompetisi

8. Komunikasi dan Promosi

9. Pengendalian Resiko

10. Pengelolaan Aset

11. Manajemen Kontraktor dan Pembelian

12. Rencana Tanggap Darurat

13. Belajar dari Kejadian

14. Pemantauan Risiko

15. Hasil dan Tinjauan 

Setiap proses terdapat sub proses dan pertanyaan - pertanyaan yang akan mendapatkan point apabila auditee dapat menjawab dan memberikan bukti data. Dan setiap proses juga saling terkait misal pertanyaan pada proses 10 akan inline dengan pertanyaan pada proses 11.

Pengalaman saya menjadi fasilitator pada proses 11, kunci sukses pada proses ini adalah ada sampling 3 - 4 kontrak, diutamakan kontrak jasa jenis project dengan kualifikasi high risk. Auditor akan memeriksa proses kontrak tersebut dimulai dari perencanaan, pengadaan, pelaksanaan, pengawasan, evaluasi hingga serah terima dan close out. Tidak hanya menilai setiap proses namun juga meminta data - data atau dokumen evidence atas proses tersebut seperti pada perencanaan meminta dokumen rencana pekerjaan yang tercantum pada WP&B, pada pengawasan meminta dokumen CSMS (Contractor Safety Management System).

Contoh pertanyaan di proses 11

Sumber : Dokumen Pribadi

Terima Kasih. Salam Logistics!

Bogor, Juli 2020

Referensi :

1. https://www.dnvgl.com/

2. ISRS 7th Edition Work Book, Best Practice Safety and Sustainability Management, Edisi Bahasa Indonesia.